Разлика между секретар и рецепционист

Ключова разлика - секретар срещу рецепционист
 

Секретар и рецепционист са две важни длъжности във всяка организация, между които могат да се подчертаят някои различия. Тези две длъжности имат различни роли, функции и задължения, за да изпълняват противно на разпространеното погрешно схващане, че това са една и съща работа. Докато секретар е по-скоро личен асистент или административен асистент, рецепционистът е първият човек, когото срещнат, когато влиза в организация. Нека видим разликата между функциите на секретар и рецепционист.

Кой е секретар?

Според Оксфордския английски речник, секретар е административно длъжностно лице в организация, която е назначена да пише писма, да води документи и т.н.. Функциите на секретар варират в зависимост от размера на организацията. Докато в малка компания може да се наложи да изпълнява двойните задължения на рецепционист, както и на секретар, в големи организации, тя е човекът, който организира графика на шефа си, получава и отговаря на всички писма, поръчва доставки и др. насрочва срещи с шефа си, въвежда важни писма и т.н..

Секретарят трябва да има гимназия или еквивалентна диплома и трябва да има умения за бързо писане. Много компании предпочитат да наемат лица, които имат допълнителен сертификат за умения на ниво секретар. Сега нека преминем към разбирането на ролите на рецепционист, за да добием ясна представа за разликата между двете.

Кой е рецепционист?

Обикновено се изисква рецепционист да поздрави хората на рецепцията и да ги насочи към различни отдели в зависимост от техните изисквания. Тя е и човекът, който трябва да присъства на входящите обаждания и да отговаря на запитванията, както и да слуша жалби. Хората, желаещи да се срещнат с важен човек в организацията, трябва да се срещнат с този човек, за да получат датата и часа на срещата.

Когато се обадите на която и да е компания, гласът, който обикновено чувате, е гласът на рецепциониста. Рецепционистът трябва да присъства на всички посетители и трябва да има приятна индивидуалност, помагащо отношение и мил глас, за да ги впечатли. Тя трябва да има телефонен етикет, така че да посещава всички бизнес запитвания с максимална ефективност и да превръща небрежните заявки в истински клиенти.

Тогава е ясно, че има големи различия в ролите, отговорностите и функциите на секретар и рецепционист.

Каква е разликата между секретар и рецепционист?

Определения на секретар и рецепционист:

секретар: Административно длъжностно лице в организация, което е назначено за въвеждане на писма, водене на записи и т.н..

Рецепционист: Човек, който поздравява и се занимава с посетители на офис.

Характеристики на секретар и рецепционист:

Задължения:

секретар: Секретарка организира графика на шефа си, получава и отговаря на всички писма, поръчва доставки, планира срещи с шефа си, въвежда важни писма и т.н..

Рецепционист: Рецепционист посреща хората на рецепцията и ги насочва към различни отдели в зависимост от техните изисквания. Тя също трябва да присъства на входящите обаждания и да отговаря на запитванията, както и да изслушва оплаквания.

Изисквания:

секретар: Необходимо е сертификат за секретарски умения.

Рецепционист: Не се изисква конкретно умение; въпреки това индивидът трябва да има приятна личност, помощно отношение и мил глас. Тя също трябва да бъде ефективна в работата си.

С любезност на изображенията:

1. 32B касиер на секретаря [Public domain], чрез Wikimedia Commons

2. "Рецепционисти" от Евън Бенч от париж, Франция - Рецепция. [CC BY 2.0] през Wikimedia Commons